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職場に電話に出ない人がいて困っています、対策は?

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私が勤務する職場には、忙しくなさそうなのに電話に出ない人がいます。

そして、電話に出るのはだいたい同じメンバーです。

電話応対の担当者が決まっているわけではなく、みんなで出るというようになっているのですが、どうしてなのでしょう。

疑問に感じたのでどうすればいいのか考えてみました。

この記事が職場に電話に出ない人がいて、悩んでいる方の参考になれば嬉しいです。

 

 

どうして職場の電話に出ないの?

どうして仕事なのに電話にでないのでしょうか?次のような理由が考えられます。

  • 忙しくて電話にでる余裕がない
  • 電話に出るのは雑用で自分の仕事だと思っていない
  • 電話に対応する自信がない

忙しいなら仕方ないですが、雑談しているなら電話くらい出て欲しいですよね。

人の仕事の事は分かりませんが、見るからにヒマそうなのに電話に出ない人を見るとイラっとします。

 

私が勤務する職場は4つの係に分かれています。分かり易いように(A,B,C,D)で表記します。

よく電話に出るのは、私がいるA係とB係で、残りのC,D係はほとんど電話に出ません。

A,B係の中でも電話に出る人は特定の人です。

D係の人は外勤が多くて、席にいない事も多いので電話に出られないのは仕方がないのかもしれません。

C係は年長者が多く、再任用の方もいて、電話に出る習慣がないのでしょうか。

なんとなくC係の人は「電話にでなくてもいい」というように思っている雰囲気です。

A,B係が軽く見られているのか、取り次いでも、当たり前のような感じです。

 

忙しいのはみんな一緒なので、特定の人の負担にならない様にみんなで協力しあうのが理想だと思います。

 

よく電話に出る人はどう思っているのでしょうか?

職場の電話はだいたい1,2回のコールで誰かが出ていて、私もわりと電話には出る方です。時々、他の電話に対応中で3回くらいコールがなると気になります。

C,D係の人が電話に出ないのは職場の慣習なのかと思い、よく電話に出るベテランの人に聞いてみました。すると

 

  • 電話は誰が出るというようなことは決まっていないし誰が出てもいい
  • 以前はC係の人も出ていたけど、再任用の人が出ないので、その後新しく入った人も出なくなった。

 

と言われました。

その人も「おかしいよね」と不満に感じているようですが、諦めている感じでした。

電話は、自分の仕事が中断されるので煩わしさもありますが、お客様の応対は大切な仕事だと思います。

忙しい時に電話に出られないのは仕方ないですが、特定の人が電話係になると負担になりますよね。

 

職場の電話に出ない人への対策

微妙な力関係の結果、今の状態になっているのでしょうが、みんなが働きやすい職場に変えていきたいです。

私が考えた職場の電話に出ない人への対策をご紹介します。

職場全体の取り組み

①お互いに助け合う職場環境をつくる

電話に出るのを雑用ととらえず、お客様への大切な応対という認識を共有する

②電話を当番制にする

電話に出る担当を時間や日にち、週単位で決めておく。

③電話応対の研修をする

電話に出る自信がない人もいるかもしれません。

基本的なことですが、応対の仕方を学び、誰かが電話に出ていて困っていそうなときは周りがサポートする。

自分ができる対策

電話に出ない人はなんとなく今までの慣習で出ないだけかもしれません。

可能ならば上司に相談して「毎回同じ人が電話応対をするのは負担になる」ことを伝えるのが一番良いと思います。

言いにくい雰囲気の職場なら、自分の気持ちを切り替えるしかないと思います。

次のような対策はいかがでしょう。

 

  • よく電話に出てくれる人に感謝の気持ちを伝え、お互いにねぎらう
  • 電話が鳴ってもすぐには出ずに様子をみる
  • たまには席を外して気分転換する

 

まとめ

職場に電話に出ない人がいて困っているときの対策を考えてみました。

「電話に出るのは自分の仕事じゃないと思ってるのかな」と勝手に解釈していましたが、この記事を書いていて電話に出ない人は、もしかしたら応対に自信がないのかもしれないと思いました。

 

職場では一部の人の負担にならないように、当番制にしたり、電話応対の研修をするなどしてみんなが電話に出られる工夫をすることが必要だと思います。

上司に相談しても改善しそうになかったり、相談しにくい環境なら、気分転換しながら上手に対応していきたいですね。

 

見ている人は見ています。他の人のことは気にせずに、たかが電話と思わずに心を込めて対応することが大切だと思います。

 

最後まで、お読みいただきありがとうございます。この記事が少しでもお役に立てれば嬉しいです。

それでは、今日も素敵な時間をお過ごしください♪