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職場に電話に出ない人がいて困っています、対策は?

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こんにちは。

私が勤務する職場には、忙しくなさそうなのに電話に出ない人がいます。同じフロアに30人いるのですが、だいたい電話に出る人は決まっています。

電話応対の担当者が決まっているわけではなく、みんなで出るというようになっているようですが、どうしてなのでしょう。

現在私は育休代替えの有期雇用という立場で働いているのですが、約4か月働いてみて疑問に感じたのでどうすればいいのか考えてみました。

職場に電話に出ない人がいて、悩んでいる方の参考になれば嬉しいです。

 

 

どうして職場の電話に出ないの?

どうして仕事なのに電話にでないのでしょうか?考えてみました。

  • 忙しくて電話にでる余裕がない
  • 電話に出るのは雑用で自分の仕事だと思っていない
  • 電話に対応する自信がない

雑談しているなら電話くらい出て欲しいと思ってしまいます。人の仕事の事は分かりませんので、私には雑談に見えても、大事な打ち合わせをしているのかもしれませんが・・・・。

 

私が勤務する職場は4つの係に分かれています。分かり易いように(A,B,C,D)で表記します。

よく電話に出るのは、私がいるA係とB係で、残りのC,D係はほとんど電話に出ません。A,B係の中でも電話に出る人は特定の人です。D係の人は外勤が多くて、席にいない事も多いので電話に出られないのは仕方がないのかもしれません。

そして、30人いる職員のうち正職員は約半分で、残りの人は1年契約の契約社員(原則毎年更新)です。C係は年長者が多く、管理職を退職後に働いている人は、電話に出る習慣がないのでしょうか。なんとなくC係の人は電話にでなくてもいいというように思っている雰囲気です。

A,B係が軽く見られているのでしょうか。取り次いでも、当たり前のような感じです。

私がいるA係の中で、主に電話に出るのは契約社員の人です。正職員の人は積極的には電話には出ません。

契約社員といっても勤務時間は同じだし、それぞれ担当をもっています。

忙しいのはみんな一緒なので、特定の人の負担にならない様にみんなで協力しあうのが理想だと思います。

 

よく電話に出る人はどう思っているのでしょうか?

職場の電話はだいたい1,2回のコールで誰かが出ていて、私もわりと電話には出る方です。時々、他の電話に対応中で3回くらいコールがなると気になります。

C,D係の人が電話に出ないのは職場の慣習なのかと思い、よく電話に出るベテランの人に聞いてみました。すると

  • 電話は誰が出るというようなことは決まっていないし誰が出てもいい
  • 以前はC係の人も出ていたけど、元管理職の人が出ないので、その後新しく入った人も出なくなった。

というようなことを言われました。

その人も「おかしいよね」と不満に感じているようですが、諦めている感じでした。

電話は、自分の仕事が中断されるので煩わしさもありますが、お客様の応対は大切な仕事だと思います。

忙しい時に電話に出られないのは仕方ないですが、特定の人が電話係になると負担になりますよね。

 

職場の電話に出ない人への対策

契約社員の私に出来る事は限られています。

良い面も沢山ある職場なので、波風立てたくないということで今の状態になっているのだと思います。

私が考えた対策を書いてみました。

職場全体の取り組み

①お互いに助け合う職場環境をつくる

電話に出るのを雑用ととらえず、お客様への大切な応対という認識を共有する

②電話を当番制にする

電話に出る担当を時間や日にち、週単位で決めておく。

③電話応対の研修をする

電話に出る自信がない人もいるかもしれません。基本的なことですが、応対の仕方を学び、誰かが電話に出ていて困っていそうなときは周りがサポートする。

自分ができる対策

電話に出ない人はなんとなく今までの慣習で出てないだけかもしれません。

可能ならば上司に相談して「毎回同じ人が電話応対をするのは負担になる」ことを伝えるのが一番良いと思います。

言いにくい雰囲気の職場なら、自分の気持ちを切り替えるしかないと思います。

  • よく電話に出てくれる人に感謝の気持ちを伝え、お互いにねぎらう
  • 電話が鳴ってもすぐには出ずに様子をみる
  • たまには席を外して気分転換する

などでしょうか。

 

まとめ

職場に電話に出ない人がいて困っているときの対策を考えてみました。

「電話に出るのは自分の仕事じゃないと思ってるのかな」と勝手に解釈していましたが、この記事を書いていて電話に出ない人は、もしかしたら応対に自信がないのかもしれないと思いました。

職場では一部の人の負担にならないように、当番制にしたり、電話応対の研修をするなどしてみんなが電話に出られる工夫をすることが必要だと思います。

上司に相談しても改善しそうになかったり、相談しにくい環境なら、気分転換しながら上手に対応していきたいですね。

見ている人は見ています。他の人のことは気にせずに、たかが電話と思わずに心を込めて対応することが大切だと思います。

もしかしたら、電話に出ない人は、私が気づかないところでたくさん職場に貢献しているのかもしれません。

 

最後まで、お読みいただきありがとうございます。この記事が少しでもお役に立てれば嬉しいです。

それでは、今日も素敵な時間をお過ごしください♪